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コラム【業績】

今と未来の業績向上とチーム強化を同時に実現できる付箋ワークショップ

業績向上と組織強化はいずれも、経営における重要課題です。

 その二大課題を、付箋を活用したワークショップを行うことで同時に実現できる手法があります。一度、手法を覚えればいつでも実施できるので、PDCAを回すことで未来の継続的な成長につながります。

 また、ニューノーマル社会においてどう勝ち続けるのかという大きなテーマについて、今後の対策は万全でしょうか。戦略転換、戦術転換を始め、抜本的に考え直す必要があることも。

 その場合は、日常で考える延長戦上ではなく、時間を取ってじっくりと考える機会を持つ必要があります。付箋ワークショップを行うことで、組織全体で危機感を持ち、一丸となって取り組む意識醸成にも有効です。


1.付箋ワークショップとは


 
 テーマに基づき、付箋とホワイトボードを活用して実施するワークショップです。リアルに集まることができないという場合でも、オンライン面談ツールとグーグルのオンライン共有ソフトやマイクロソフトのOneDriveを活用することで、オンラインでの実施も可能です。

「①書き出す」→「②貼り付けて整理する」→「③掘り下げる」→「④施策、具体的アクションへの落とし込み」

を基本の流れとし、チーム全員の知識やノウハウを結集してテーマに対するアウトプットに結び付けます。

 シンプルですが、「見える」、「自由に動かせる」という強みを活かすことで、「スピーディに」「客観的に」進めながら、会議では成しえない最高のアウトプットにつなげることができます。

 

2.付箋ワークショップのメリット



 付箋ワークショップには様々なメリットがあります。代表的なものを紹介します。

・通常の会議で起こりがちな役職、経験、年齢、声の大きさといった誰が言ったかという「ヒト」に影響されることなく、貼り出された「コト」に対して議論を深めることができるため、本当に役に立つアウトプットに到達ができる

・自由に動かすことができるので、アイデアや考えの接続や飛躍が進む

・参加者が同時に「書き出す」ことで、口頭議論のように、誰かの発言が終わるのを待つ必要がなく、時間に対する生産性が圧倒的に高まる

・アウトプットを出すまでのプロセスに全員が参加していることで、自分事、当事者意識、納得感につながり、最終的な施策、アクションに対して行動が促進される

・ワークショップ及びアウトプットが「見える化」されることで、共通認識・共通言語となり、コミュニケーションが取りやすくなる、決定事項と異なった取り組みがあった場合に沿相互に指摘しやすくなる


 投資時間に対して、大きな効果を得ることができるワークショップです。
 


3.付箋ワークショップで取り組めるテーマ

【ナレッジマネジメント】



 優秀なパフォーマンスや結果を安定して出すメンバーは、コンピテンシー(高いパフォーマンスにつながる行動特性)や独自の取り組みを行っています。しかし、それらは、特別な機会を設けるか、余程意識の高いメンバーでない限り、共有・横展開されることはありません。

 付箋ワークショップにて、暗黙知として眠っているノウハウや行動を洗い出し、形式知として共有、他メンバーが真似をすることで、チーム全体のパフォーマンスの底上げにつながります。

 

【プロセスマネジメント】



 営業、販売、事務などすべての業務には、プロセスがあります。例えば、営業であれば「アプローチ先の選定」「アプローチ商材の選択」「ファーストコンタクト」「初訪問(初面談)」「ヒアリング」「提案書作成」「提案」「フォローアップ」という基本動作があります。

 各職種における業務フローの整理からスタートとし、その中で、ボトルネック(求める結果に対する円滑な進捗を阻害する問題)となっている点の発見、要因・真因の洗い出し、対策の落とし込みを行うことで、今までの結果から改善を図ります。

 業務フローの整理、明確化を行う過程においても、同じ仕事をしているはずなのに、メンバーによって認識が異なっていたり、抜けているプロセス、逆に余分なプロセスがあったりと多くの気づきが生まれ、高い効果を発揮します。

 自由に追加、削除が可能な付箋ワークショップだからこそ、短い時間で高い効果を発揮します。

 

【商品・サービス開発・改善】



 新たなアイデアの創出や改善は、机に向かって考えるだけでは生まれにくいものです。

 ブレインストーミングといった手法もありますが、書き出し、貼り付け、整理と手や体を動かしながら、自由に組み合わせを行える付箋ワークショップは、楽しみながら考えを飛躍させやすいため商品・サービス開発や改善にも有効です。

 新たな商品・サービス開発は企画部門や商品開発部門、改善は現場でお客様と接している営業や販売職が行うケースが多いと思いますが、全く関係ない部門の人に多数参加してもらって実施することで、新たな視点でのアイデアが生まれます。

 まずは、付箋に自由に書き出しを行い貼り付けて考えます。普段から考えている場合、すぐに停滞してしまうこともありますが、その場合は強制的にアイデアを飛躍させるフレームワークを活用します。アイデアを出し切った後は、その中から商品、サービスとして実現可能かどうか、どうすれば実現できるか、どう社会に伝えていくかといった具体的な施策、アクションまで落とし込みます。

 

4.未来に向けて



 付箋ワークショップは、実施状況をビデオ撮影、最低でもホワイトボードの付箋は、都度撮影してデータとして残しましょう。オンライン実施の場合は、オンライン実施の状況を録画もしくは同じように画像データを残しましょう。

 理由は、結論にたどり着いたプロセスを記録しておくことで、「ワークショップに参加していない人でも、プロセスを確認することで理解、納得、行動しやすい」「問題が発生した際に振り返ることができる」「次回実施する際に同じ問題で悩まなくて済むようになる」といったメリットがあるからです。

 何事もPDCAです。特にナレッジやプロセスマネジメントは、時代や環境の変化に伴って各業務も変わっていくので、定期的に実施して常に最新、最高のものに置き換えていくことがお勧めです。



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